Para reservar una sala, lo primero que tenés que hacer es, desde con tu cuenta de correo institucional crear un nuevo Evento, según la versión de Outlook utilizada también puede aparecer como Reunión o Cita

Al hacer esto, se va a abrir el asistente de programación de reunión, lo primero que tenés que hacer, y esto es muy importante para saber si la sala está disponible o no, es elegir la fecha en la que se hará la reunión

Para reservar una sala, debés invitarla como si fuera un asistente más.

Todas las salas de reunión de la Organización que estén registradas para su reserva van a poder ser visualizadas tipeando sala. En caso de que la que deseas reservar no te aparezca en el desplegable, hace click en Buscar en el directorio para poder ver el listado con todas las salas.

Una vez que selecciones la sala que quieras reservar vas a chequear lo siguiente:

  • En primer lugar, a la derecha vas a poder ver en la agenda de reuniones del día elegido si la sala está disponible o no. Si el recuadro está en verde significa que podés reservar la sala, en cambio si está en rojo, significa que ya se encuentra reservada.
  • Si la sala ya tiene reserva para esa hora, vas a ver horarios sugeridos donde la sala se encuentre libre para las horas (o días) siguientes más próximas a la fecha que elegiste inicialmente.

Tené en cuenta que esta demostración está hecha desde la versión web de Outlook en Office 365 (https://outlook.office.com), en caso de estar utilizando otra versión es posible que no puedas verificar la reserva de esta manera. Por ejemplo en la versión de escritorio al día de redactado de este documento, directamente al buscar las salas cada una tendrá una leyenda indicando si está disponible u ocupada en la fecha que deseas reservarla

Con otras versiones incluso puede suceder que no te muestre las salas que ya estén reservadas en la fecha deseada.

Si la reserva fue exitosa vas a recibir un correo por parte de la sala indicándote que la reunión fue aceptada y la sala quedó reservada a tu nombre para esa fecha

En caso de que intentes agendar una reunión sobre una sala que ya se encuentra reservada, vas a recibir un correo por parte de la sala rechazando tu reserva, indicando quién tiene prioridad sobre la misma.